1- PREAMBULE 

Escaut Habitat est une société coopérative de production d’HLM à capital variable, dont le siège social est situé 67 avenue des Potiers à Douai (59500), enregistrée au RCS de Douai sous le numéro B685 820 698 et représentée par Monsieur Frédéric TALIK en sa qualité de Directeur Général. 

Créée en 1998, Escaut Habitat propose des formules spécifiques pour faciliter l’acquisition d’un logement pour le plus grand nombre. La société commercialise également des lots libres de constructeur. En tant que coopérative Hlm, Escaut Habitat est aussi un promoteur immobilier social et fait bénéficier les acquéreurs-occupants de l’assurance-revente, de la garantie de rachat, de relogement ou du maintien dans les lieux en cas de difficultés financières. Acteur immobilier en Nord-Pas-de-Calais, elle construit chaque année entre 50 et 100 logements neufs en accession à la propriété.  

Escaut Habitat est filiale du Groupe Habitat en Région (HER), groupe national des opérateurs du logement social sous gouvernance des Caisses d’Epargne, acteur reconnu dans le développement social et économique sur les territoires. 

Le respect de la vie privée et de la protection des données à caractère personnel constitue un facteur de confiance, valeur à laquelle tient particulièrement Escaut Habitat en s’attachant au respect des libertés et droits fondamentaux de chacun. 

La présente politique de protection des données à caractère personnel témoigne des engagements mis en œuvre par Escaut Habitat dans le cadre de ses activités quotidiennes, pour une utilisation responsable des données personnelles de ses clients/prospects, collaborateurs et partenaires. 

Escaut Habitat traite les données personnelles dans le respect des réglementations et lois en vigueur notamment du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD) et de la loi Informatique et libertés du 06 janvier 1978 modifiée. 

 

2- Gouvernance Protection des données au sein du Groupe SIA 

Le Groupe SIA a été créé en 2005 suite au rapprochement de 3 sociétés : Sia Habitat et Lto Habitat qui ont fusionné en 2016, et Escaut Habitat.  

Ainsi, pour être au plus près de l’organisation du Groupe SIA, deux instances sont mises en place en vue d’assurer au mieux les actions de conformité relatives à la protection des données personnelles. Il s’agit du : 

- Comité de Conformité : c’est une instance décisionnelle composée de Directeurs et Responsables de service couvrant l’intégralité des activités de la société, chargée entre autres de l’élaboration, la validation et la diffusion du plan d’action et de la politique de conformité. Le Comité se réunit trimestriellement. 

- Réseau des Référents Informatique et Libertés (RILs), véritables acteurs et relais opérationnels dont les principales missions sont de veiller au respect des bonnes pratiques et de diffuser une culture de la protection des données auprès des métiers. 

 

3- Identité du Délégué à la Protection des données / Data Protection Officer (DPO) 

Soucieux de la protection de votre vie privée, Escaut Habitat a mandaté la société SRC Solution (Siren : 490 601 119) en qualité de DPO. 

Le DPO est joignable par : 

- mail à l’adresse suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ou  

- voie postale à Escaut Habitat - DPO, 67 avenue des Potiers CS 60513 59505 DOUAI Cedex.

 

4- Finalités du traitement 

Au sein de la société Escaut Habitat, la collecte de données à caractère personnel concerne 4 domaines principaux que sont : la vente de logements, la gestion des ressources humaines, la gestion des fournisseurs et partenaires et la gestion financière. 

Les traitements peuvent ainsi avoir entre autres pour finalités : 

- la construction de logements, 

- le suivi SAV, 

- la prospection commerciale, 

- la vente de logements, de terrains à bâtir, 

- le quittancement de la phase locative du PSLA, 

- la sécurisation HLM : garantie de rachat et de relogement, 

- la gestion du précontentieux et du contentieux, 

- la gestion des fournisseurs et partenaires, 

- la gestion des ressources humaines des collaborateurs, 

- la gestion des candidatures à une offre d’emploi, 

- l’élaboration des reportings, statistiques, outils de pilotage, 

- la communication interne et externe. 

Pour chaque traitement, Escaut Habitat s’engage à ne collecter et ne traiter que des données strictement nécessaires à l’objectif poursuivi. Escaut Habitat s’attache à minimiser les données collectées, à les tenir exactes et à jour, en facilitant l’exercice des droits des personnes concernées.

Les données sont collectées de manière loyale ; aucune collecte n’est effectuée à l’insu des personnes et sans qu’elles en soient informées. 

Sur chaque support de collecte est indiqué le caractère obligatoire ou facultatif des données à communiquer, ainsi que les conséquences d’un défaut de réponse.  

 

5- Durée de conservation 

Ci-dessous, le cycle de vie des données et documents contenant des données à caractère personnel : 

- les données ou documents « courants » : 

Correspondent à ceux nécessaires à la gestion d’un dossier en cours. La durée de conservation doit être limitée au temps nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie. 

L’évènement déclencheur de l’opération d’archivage ou suppression/anonymisation doit être prédéterminé pour tout traitement. 

- les données ou documents « intermédiaires » ou « archivés » : 

Correspondent à ceux conservés pour des raisons d’utilité administrative avec un accès restreint (conservation à des fins probatoires, obligation légale et réglementaire ou sollicitation des autorités de contrôle…). 

Un tri préalable avant archivage doit être réalisé afin de ne pas archiver des documents ou informations inutiles ou pléthoriques. 

- les données ou documents supprimés, anonymisés ou pseudonymisés : 

Au-delà de la finalité, à l’exclusion des archives définitives conservées pour un intérêt historique et scientifique, les données à caractère personnel doivent être supprimées. En cas de non faisabilité technique, une anonymisation ou pseudonymisation doit être réalisée. 

 

6- Confidentialité des données 

Les données à caractère personnel traitées par Escaut Habitat ne sont accessibles qu’aux seules personnes autorisées, en fonction de leurs missions et habilitations. 

Les données collectées par Escaut Habitat peuvent, le cas échéant, être transmises à des prestataires de services, des partenaires, des sous-traitants, des services institutionnels ainsi qu’à des organismes autorisés par une disposition légale ou réglementaire à obtenir communication des données. 

Escaut Habitat exige de tout destinataire la présentation de garanties suffisantes pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles. 

En tout état de cause, Escaut Habitat prend toutes les mesures nécessaires pour assurer et garantir la confidentialité des données lors de transmissions de données personnelles à des destinataires. 

Escaut Habitat s’assurera que les destinataires des données n’accèdent qu’aux seules données adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie. 

Aucune donnée personnelle n’est vendue, louée ou transmise à des tiers commerciaux.

 

7- Transfert de données hors UE 

Escaut Habitat veille à ce que les données à caractère personnel soient traitées au sein de l’Union Européenne.  

Le cas échéant, Escaut Habitat s’engage à prendre des garanties appropriées afin d’encadrer le traitement. 

 

8- Sécurité des données 

Des politiques de protection sont mises en œuvre, adaptées à la nature des données traitées et aux activités de l’entreprise.  

Escaut Habitat met en place des mesures techniques (contrôle des accès aux données à caractère personnel par authentification et règles d’habilitation, archivage, anonymisation, sauvegarde, protection des canaux informatiques, vérification de l’intégrité des données, etc.), organisationnelles (sensibilisation du personnel, politiques de gestion des règles de protection…) et physiques (dispositif de contrôle d’accès physique des locaux, fermeture du mobilier pour les documents papiers, …) adaptées au degré de sensibilité des données personnelles, en vue d’assurer leur intégrité et leur confidentialité et de les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés. 

Escaut Habitat exige de tout sous-traitant la présentation de garanties suffisantes pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles. 

Escaut Habitat effectue des audits en interne et pourrait en réaliser également en externe (auprès des prestataires), afin de vérifier la bonne application opérationnelle des règles relatives à la sécurité des données. 

 

9- Violation des données personnelles 

Escaut Habitat demande à toute personne qui constate une violation de données à caractère personnel de saisir, sans délai, la Cellule de conformité RGPD par mail à l’adresse suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser., en apportant toute documentation utile permettant à Escaut Habitat d’enclencher la procédure de violation de données à caractère personnel définie en interne. 

 

10- Droits des personnes concernées 

Les moyens nécessaires à garantir l’effectivité des droits des personnes sur leurs données personnelles sont mis en œuvre. 

Elle dispose également d’un droit d’opposition au traitement de ses données à caractère personnel pour des raisons tenant à sa situation particulière, sous réserve de l’intérêt légitime dont pourrait justifier Escaut Habitat ou du respect des obligations légales.  

Elle dispose enfin du droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont elle entend que soient exercés, après son décès, ces droits.

Ces droits peuvent être exercés auprès du DPO par :  

- mail à l’adresse suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ; 

- voie postale à Escaut Habitat - DPO, 67 avenue des Potiers CS 60513 59505 DOUAI Cedex 

En cas de doute raisonnable sur l’identité de la personne, celle-ci pourrait être invitée à nous fournir une copie d’un titre d’identité. 

L’utilisation que nous faisons des informations qui figurent sur votre document d’identification est strictement délimitée : les données ne seront utilisées qu’aux fins de vérification de votre identité, et ne seront pas stockées plus longtemps que nécessaire à cet effet.  

En outre, en cas de manquements aux dispositions ci-dessus, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de protection des données à caractère personnel. 

 

11- Suivi de la politique de protection des données personnelles 

Cette politique est diffusée et accessible en interne sur l’intranet et sur le site internet d’Escaut Habitat. Elle est également disponible sur simple demande, par courrier en s’adressant à Escaut Habitat-DPO, 67 avenue des Potiers CS 60513 59505 DOUAI Cedex. 

La présente politique d’Escaut Habitat est actualisée régulièrement compte tenu notamment des évolutions législatives et réglementaires. 

En cas de modifications substantielles, Escaut Habitat vous informera via le site, de la mise à jour du présent document.